#โค้ชกันวันละสกิล EP.3 : ลดขั้นตอนการทำงานให้เหลือเฉพาะที่สำคัญจริงๆ (Streamlining)

ฟังแบบ Podcast ได้ที่นี่

เชื่อหรือไม่ครับว่า งานที่เราทำกันอยู่ในแต่ละวัน มีจำนวนหนึ่งที่ไม่ได้สำคัญอะไรเลย แต่เราก็ยังคงต้องทำมันต่อไป !!!

ถ้าเอาเรื่องนี้ไปถามหาเหตุผลจากหัวหน้า เราก็อาจได้คำตอบว่า "จะถามไปทำไม ใครๆ เขาก็ทำกัน" หรือ "ก็มันเป็นกฎระเบียบ" หรือ "ก็ ISO ระบุไว้" หรืออาจมีเหตุผลอื่นๆ อีกที่เขาจะเอามาใช้อุดปากเราให้หยุดถามเสียที

บ่อยครั้งเลยที่โค้ชต้องเข้าไปช่วยเหลือองค์กรต่างๆ ในการปรับปรุงแก้ไขกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทักษะที่โค้ชใช้ในงานที่ปรึกษาแบบนี้ คือ Streamlining นี่แหละครับ เชื่อหรือไม่ครับว่า หลายองค์กรสามารถทำงานเดิมได้รวดเร็วขึ้นกว่าเท่าตัวเลยทีเดียว

Streamline เป็นคำศัพท์หนึ่งที่ใช้กันแพร่หลายในแวดวงวิศวกรรมยานยนต์ หมายถึง การออกแบบให้ยานพาหนะมีลักษณะที่ต้านลมน้อยที่สุด สามารถเคลื่อนที่ไปได้รวดเร็วที่สุด โดยการตัดเอาส่วนที่ไม่จำเป็นออกไปนั่นเอง

เมื่อนำคำนี้มาใช้ในด้านการบริหาร จึงกลายเป็นการลดขั้นตอนหรือความยุ่งยากบางอย่างที่ทำให้การทำงานล่าช้า เช่น ขั้นตอนการอนุมัติอนุญาตที่ซ้ำซ้อน เอกสารที่เก็บไว้เพื่อความสบายใจไม่ใช่ความจำเป็น เป็นต้น โดยมีเป้าหมายสำคัญ ก็คือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้สูงขึ้น สามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น และมีความสูญเปล่าน้อยลง

ดังนั้นหัวใจสำคัญของทักษะนี้จึงเป็น การวิเคราะห์แยกแยะให้ออกว่ากระบวนการไหน เอกสารใด ที่มีความสำคัญจริงๆ แบบขาดไม่ได้ และอันไหนที่ไม่ได้สำคัญจริง เป็นแค่ความเชื่อของคนทำงานว่ามันสำคัญ

เริ่มต้นทันที

1. นั่งทบทวนกระบวนการทำงานที่ตัวเองทำอยู่เป็นประจำทุกวัน ลำดับขั้นตอนอย่างละเอียด วาดเป็นแผนผังกระบวนการทำงานที่เป็นอยู่จริง (ซึ่งอาจไม่เหมือนกับ Work Instruction ก็ได้) พร้อมระบุเอกสารที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอนเอาไว้ด้วย
   

2. ถามตัวเองไปทีละขั้นตอนว่า "ทำไมต้องทำแบบนี้" หรือ "เอกสารนี้มีไว้เพื่ออะไร"
   

3. ลองตัดขั้นตอนการทำงานหรือเอกสารนั้นออกไป แล้วดูว่าจะทำให้เกิดปัญหาอะไรหรือไม่
   

4. แม้ว่าจะเกิดปัญหา แต่อย่าพึ่งด่วนสรุปว่า ขั้นตอนหรือเอกสารนั้นสำคัญจริง ให้ลองคิดหาทางแก้ปัญหาใหม่ที่เกิดขึ้นมาก่อน บ่อยครั้งที่เราพบว่า ปัญหาใหม่ที่ดูอาจทำให้กังวลใจ จริงๆ แล้วแก้ไขได้ง่ายมากเลย โดยเฉพาะในยุคนี้ ที่เราสามารถนำเอาเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาช่วยได้
   

5. ทำตามข้อ (2)-(4) ไปทีละขั้นตอนจนครบทั้งกระบวนการ
   

6. วาดแผนผังใหม่ที่มีการปรับลดกระบวนการทำงานและตัดเอกสารที่ไม่จำเป็นออกไปเรียบร้อยแล้ว
   

7. นำแผนผังใหม่และแผนผังเดิมมาวิเคราะห์เปรียบเทียบกัน แล้วนำเสนอให้กับผู้บริหารพิจารณา