ช่วงนี้เชื่อว่าหลายคนคงเริ่มได้ยินคำว่า OKR มากันบ้างแล้วนะครับ จากข่าวคราวที่บอกว่า บริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง DTAC เปลี่ยนมาใช้ OKR แทน KPI และยังมีการยืนยันมาอีกว่า แม้แต่ Google, LinkedIn, Twitter และ Uber ก็ยังใช้ OKR เลย
ในทางกลับกันก็มีหลายคนออกมาบอกว่า เฮ้ย !! OKR มันก็แค่เหล้าเก่าในขวดใหม่ ไม่ได้เป็นเรื่องใหม่อะไรเลย เขาใช้กันมานานมากแล้ว ที่มาฮิตกันตอนนี้เพราะคนที่เจ็บปวดจากการทำ KPI แล้วไม่สำเร็จต่างหาก
แล้วเจ้า OKR นี่จริงๆ แล้วมันคืออะไร เป็นแค่เหล้าเก่าในขวดใหม่จริงหรือไม่ ต่างจาก KPI หรือไม่อย่างไร มาหาคำตอบกันในบทความนี้ครับ
KPI คืออะไร ?
ก่อนอื่นคงต้องเริ่มจากของที่เราคุ้นเคยกันก่อนอย่าง KPI ซึ่งย่อมาจากคำว่า Key Performance Indicator แปลแบบตรงตัวก็คือ ตัวบ่งชี้หลักที่ชี้ให้เห็นถึงสมรรถนะที่มีอยู่ หมายความว่า ถ้าองค์กรอยากรู้ว่าจะประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้หรือไม่ ตัวชี้วัดหลักเหล่านี้แหละที่จะเป็นตัวบอกเรา การกำหนดตัวชี้วัดหลัก จึงจะต้องรู้ก่อนว่า อะไรคือสิ่งที่สำคัญที่จะทำให้องค์กรของเราทำภารกิจที่ตั้งใจไว้ให้สำเร็จตามเป้าหมายได้ แล้วค่อยมากำหนดว่า อะไรคือตัวที่จะบอกเราว่า องค์กรของเรามีสมรรถนะเพียงพอที่จะทำภารกิจนั้นให้สำเร็จได้นั่นเอง
ขอย้ำตรงนี้ว่า "ตัวชี้วัด #หลัก" นะครับ เพราะองค์กรจำนวนมากเลยที่กำหนด KPI แบบว่าเยอะแยะมากมายพร่ำเพรื่อเต็มไปหมด และมีตัวชี้วัดจำนวนมากที่ไม่ได้สะท้อนไปถึงเป้าหมายที่องค์กรกำหนดเอาไว้ ต้องคอยจัดเก็บข้อมูลกันมากมาย กว่าจะใช้เวลาวิเคราะห์และจัดทำเป็นรายงานออกมา แต่สุดท้ายเอาไปใช้ทำอะไรไม่ได้ ผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการก็ไม่ได้บรรลุเป้าหมายสักที
ทุกครั้งที่ผมสอนเรื่อง KPI ผมมักสอนว่า KPI คือ ภาษาที่ผู้บริหารใช้สื่อสารถึงพนักงาน ถ้า KPI ถูกกำหนดมามั่วๆ ก็จะทำให้พนักงานสับสน ไม่รู้ว่าจะทำงานแต่ละอย่างไปทำไม ถ้า KPI เยอะแยะมากมาย ก็จะทำให้พนักงานสับสน ว่าเรื่องไหนสำคัญกว่าเรื่องไหน
แถมบ่อยครั้งที่ KPI ของแต่ละฝ่าย กลายเป็นสิ่งที่ทำให้แต่ละฝ่ายยึดติดกับมัน จนไม่สนใจว่าคนอื่นจะได้รับผลกระทบอย่างไรบ้าง จากการที่ตัวเองมุ่งมั่นบรรลุ KPI ของตัวเอง
ปัญหามากมายที่เกิดขึ้นในการใช้งาน KPI เหล่านี้ ทำให้คนทำงานมากมายรู้สึกเบื่อหน่ายกับ KPI ไปจนจะหมดประเทศแล้ว
ถ้าจะให้พูดให้ชัดเจนตรงๆ ก็คือ "ไม่ใช่ว่า KPI ไม่ดี แต่คนที่ทำ KPI ดีๆ เป็นน่ะ มันมีน้อยแสนน้อย"
#เจ็บแต่จริง ครับ
แล้ว OKR คืออะไร ?
OKR ย่อมาจากคำว่า Objective & Key Result แปลเป็นไทยแบบตรงตัวก็หมายถึง วัตถุประสงค์ และ ผลลัพธ์หลัก (แต่ถ้าแปลตรงตัวแบบนั้นอาจทำให้งงได้)
OKR เป็นเครื่องมือที่จะตั้งต้นมาจากกลยุทธ์ขององค์กร ไล่มาตั้งแต่วิสัยทัศน์ที่ทำให้รู้ว่าองค์กรกำลังก้าวไปที่ไหน อะไรคือจุดหมายปลายทางสุดท้ายที่องค์กรต้องการไปให้ถึง แล้วแตกมาเป็นกลยุทธ์ว่าทำอย่างไรให้สามารถไปถึงจุดนั้นได้ จากกลยุทธ์ก็จะรู้ว่าแต่ละฝ่ายแต่ละคนจะต้องทำอะไรให้สำเร็จ นั่นคือ วัตถุประสงค์ของการทำงานแต่ละอย่างหรือ Objective นั่นเอง
Objective เป็นการตอบคำถามว่า เรากำลังจะทำเพื่อให้ได้ผลลัพธ์อะไร อะไรคือวัตถุประสงค์จริงๆ ของเรา เราอยากเห็นอะไรเกิดขึ้น เมื่อตอบคำถามแรกได้แล้ว ก็จะตามมาด้วยคำถามที่ว่า แล้วเราต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้นั้น สิ่งที่เราต้องทำนั้น เราเรียกว่า Initiative ครับ ส่วน Key Result จะเป็นการตอบคำถามต่อไปที่ว่า แล้วเราจะรู้ได้อย่างไรว่า เราได้ทำจนบรรลุถึงวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้แล้ว อะไรคือผลลัพธ์ที่แสดงให้เห็นว่าเราได้ทำให้วัตถุประสงค์นั้นสำเร็จแล้ว
จริงๆ แล้ว OKR ไม่ใช่เรื่องใหม่เลยครับ แนวคิดนี้ถูกใช้มาก่อนที่ Intel ตั้งแต่ประมาณปี 1970 แล้ว โดย Andrew Grove ซึ่งแอนดรูว์เองก็ประยุกต์แนวคิดนี้มาจาก MBO (Management by Objective) อีกที หลังจากนั้น Google จึงได้นำไปใช้บ้าง แล้วหลังจากนั้นแนวคิดนี้จึงเริ่มแพร่กระจายไปทั่ว Silicon Valley ในที่สุด
เล่ามาถึงตรงนี้ ถ้าใครเคยเรียนเรื่อง Strategic Deployment กับผม จะรู้เลยว่า องค์กรของท่านได้เริ่มต้นใช้ OKR มานานแล้ว แม้ว่าจะอยู่ในชื่อของ KPI ก็ตาม #ดี๊ดีเนอะ
สรุปแล้ว OKR เหมือนกับ KPI หรือไม่ ?
คำตอบคือ ไม่เหมือนซะทีเดียวครับ ต้องเรียกว่า ทั้งสองตัวเป็นส่วนเสริมของกันและกันถึงจะถูกต้องมากกว่าครับ
ในการทำ OKR ก็ต้องมีการกำหนดตัวบ่งชี้บางอย่างที่จะช่วยบอกให้เรารู้ว่าเรากำลังจะบรรลุผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้นะ หรือพูดอีกอย่างก็คือ ใน OKR ก็มี KPI อยู่
ในทางกลับกัน ถ้าทำ KPI โดยไม่ใช้หลักแนวคิดของ OKR ก็จะทำให้ได้ KPI ที่เยอะแยะมากมาย แต่หา สาระจริงๆ ไม่ค่อยได้ เพราะตัวชี้วัดไม่ได้บ่งชี้ให้เห็นว่าเรากำลังเข้าใกล้ความสำเร็จมากขึ้นแล้วหรือยัง
แล้วจริงๆ องค์กรควรเลือกใช้อะไร OKR หรือ KPI หรือควรใช้ทั้งสองตัวเลย ?
ผมอยากให้คำตอบสำหรับคำถามนี้เป็นตัวอย่างนี้นะครับ
บริษัทของเรา มีวิสัยทัศน์ที่จะเป็นบริษัทที่มีจำนวนฐานลูกค้ามากที่สุดในประเทศ ด้วยการเปิดสาขาที่ครอบคลุมทุกจังหวัด กลยุทธ์ของเราในปีนี้ก็คือ เราจะยึดฐานภาคเหนือให้ได้ก่อนเพื่อเป็นกรณีศึกษาสำหรับภาคอื่นๆ ต่อไป และเพื่อให้ยึดตลาดภาคเหนือได้ เราจึงกำหนดเป้าหมายที่จะตั้งสาขาแรกไว้ที่เชียงใหม่ โดยเราเลือกเปิดสาขาในห้างสรรพสินค้าที่ใหญ่ที่สุดในจังหวัดเอาไว้ ซึ่งขั้นตอนได้ดำเนินการเจรจาทุกอย่างไว้เกือบหมดแล้ว จึงจำเป็นที่เราจะต้องขึ้นไปที่จังหวัดเชียงใหม่เพื่อเจรจาขั้นสุดท้ายและเซ็นสัญญากับห้างสรรพสินค้าแห่งนั้น ณ จุดนี้เราจะนำเอา OKR และ KPI มาใช้กัน
วัตถุประสงค์ (Objective) ในการขึ้นไปเชียงใหม่ของเราในครั้งนี้คือ เพื่อให้ได้สัญญาที่มีเงื่อนไขดีที่สุดกลับมา
สิ่งที่เราต้องทำเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ (Initiative) ก็มี
ต้องเดินทางขึ้นไปให้ถึงเชียงใหม่ ไปยังสถานที่นัดหมาย ตามวันและเวลาที่กำหนด ซึ่งแน่นอนว่ามีวิธีการเดินทางอยู่หลากหลายวิธี
ต้องมีเงื่อนไขการเจรจาไว้หลากหลาย เพื่อให้สามารถเจรจาต่อรองได้อย่างแม่นยำฉับไว เป็นที่ประทับใจของคู่เจรจา และทำให้บริษัทได้รับประโยชน์มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
ต้องมีร่างสัญญาไปหลายๆ แบบ เพื่อให้ไม่ว่าผลเจรจาจะออกมาแบบไหน ก็สามารถเซ็นสัญญากันได้เลย หรือไม่ก็อาจให้มีผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายร่วมทีมไปด้วยเพื่อร่างสัญญาให้เสร็จในทันทีที่เจรจาต่อรองเป็นที่เรียบร้อย
ผลลัพธ์หลักที่เราต้องการ (Key Result) ก็คือ
เดินทางไปถึงที่นัดหมายตรงเวลา
การเจรจาสำเร็จและได้เซ็นสัญญาร่วมกัน
คราวนี้ก็มาถึงช่วงวางแผนปฏิบัติการ ซึ่งเน้นไปที่ช่วงการเดินทางละกันนะครับ ในแผนก็ต้องระบุว่า เราจะเดินทางไปด้วยวิธีการไหน ออกเดินทางเมื่อไหร่ แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าเราจะไปถึงที่หมายได้ทันเวลาจริง ตรงจุดนี้แหละถึงคิวของ KPI ต้องออกโรงแล้ว
เพื่อให้เรารู้ว่าเราจะไปถึงสถานที่นัดหมายได้จริง เราจึงกำหนดตัวชี้วัดหลักไว้ 2-3 ตัวครับ ผมสมมติเพิ่มว่าเรานัดหมายคู่เจรจาไว้ตอนเที่ยงตรง ณ ห้างใจกลางเมืองนะครับ
ต้องมีตั๋วเครื่องบินไปเชียงใหม่ รอบ 7-8 โมง เพื่อให้บินไปถึงได้ตอนประมาณไม่เกิน 9 โมง KPI ก็คือ จำนวนตั๋วเครื่องบินที่พาทีมไปถึงก่อน 9 โมง เป้าหมายคือ ได้จำนวนตั๋วเท่ากับจำนวนทีมที่ไป
ต้องมีรถพาเราจากสนามบินไปห้าง ที่พร้อม Standby รอรับเราทันทีที่เราไปถึงสนามบินเชียงใหม่ KPI ก็คือ จำนวนรถที่พร้อมให้บริการดูแลรับส่ง ณ เวลาที่ทีมไปถึง เป้าหมายคือ มีที่นั่งเพียงพอสำหรับจำนวนคนที่ไป รถต้องอยู่ในสภาพที่พร้อมเดินทาง และ มารอรับตรงเวลา
จาก KPI ที่กำหนดไว้ ก็จะทำให้เรามั่นใจว่า เราสามารถไปถึงสถานที่นัดหมายได้จริงนั่นเอง
อ่านถึงตรงนี้หลายคนอาจคิดว่า เดี๋ยวนะ แค่จองตั๋วเครื่องบิน ยังต้องกำหนดเป็น KPI เลยเหรอ ไหนบอกว่า เอาเฉพาะ Key ไม่กี่อันไง คำตอบคือ ใช่เลยครับ จองตั๋วเครื่องบินครั้งนี้เรานำมากำหนดเป็น KPI เพราะมันสำคัญกับการทำให้เป้าหมายที่ตั้งไว้สำเร็จไงล่ะครับ ถ้าคุณไปถึงเชียงใหม่ไม่ทันเวลา คุณก็อาจพลาดนัดและทำให้ไม่ได้เซ็นสัญญา ทำให้ไม่ได้สถานที่ที่ดีพอ ทำให้ไม่สามารถประสบความสำเร็จในจังหวัดเชียงใหม่ได้ และก็ขยายต่อไปทั่วภาคเหนือและทั่วประเทศไม่ได้ นั่นเอง
แต่ถ้าเป็นเรื่องการทำงานทั่วไป คงไม่มีใครเอาการจองตั๋วเครื่องบินมากำหนดเป็น KPI หรอกครับ
สำหรับกรณีนี้ จะเห็นว่าถ้าไม่มี KPI มีแต่ Key Result เลยก็อาจสำเร็จได้เหมือนกันครับ แต่เอาเข้าจริงก็มีโอกาสเสี่ยงอันเกิดจาก Human Error ที่คิดไม่ละเอียดรอบคอบหรือไม่ได้ใส่ใจมากเพียงพอก็ได้ ประมาณว่าไปถึงเชียงใหม่ แต่ไม่มีรถมารับ ต้องไปโบกสองแถวแดง แล้วก็เจอรถติด จนไปถึงที่นัดหมายสายกว่าเวลาที่กำหนด ก็เป็นได้
แต่ถ้าเริ่มต้นมาก็กำหนด KPI เลย อันนี้ก็เดาไม่ออกเลยว่า KPI จะออกมาเป็นอะไรบ้าง แต่เชื่อว่าคงมี KPI หลายตัวที่ไม่ได้ช่วยนำพาทีมของเราให้สามารถทำงานได้บรรลุตามวัตถุประสงค์ ปรากฎขึ้นมาให้เราต้องคอยวัดผลจนน่าหงุดหงิดใจแน่นอนเลยครับ
มาถึงตรงนี้ก็หวังว่า ทุกคนน่าจะพอเห็นประโยชน์ของการนำ OKR มาใช้ร่วมกับ KPI แล้วใช่มั้ยครับ
สรุป
OKR กับ KPI ต่างก็เป็นเครื่องมือที่เหมือนเป็นส่วนขยายของกันและกัน การนำมาใช้ควบคู่กันด้วยความเข้าใจ จะช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายตามแผนกลยุทธ์ที่ตั้งไว้ได้ง่ายมากขึ้น แต่ไม่ว่าจะเป็น OKR หรือ KPI ก็ตาม ถ้าเอาไปใช้แบบไม่เข้าใจ ก็จะไม่ใช่แค่เหล้าเก่าในขวดใหม่ แต่จะกลายเป็นเหล้าบูดในขวดแตกครับ
コメント