#โค้ชกันวันละสกิล EP.2 : การจัดลำดับความสำคัญ (Prioritization)

ฟังแบบ Podcast ได้ที่นี่

เชื่อมั้ยครับว่า นี่คือสิ่งที่ผมได้ยินเจ้านายในหลายร้อยองค์กรบ่นพนักงานมากที่สุด !!! เรียกได้ว่าแทบทุกที่ที่เข้าไปเป็นที่ปรึกษา หรือเข้าไปบรรยาย ผมจะได้ยินผู้บริหารระดับสูงบ่นลูกน้องว่า ทำไมไม่รู้จักจัดลำดับความสำคัญของงาน !!!

การจัดลำดับความสำคัญของงาน เป็นทักษะสำคัญที่จะช่วยให้คุณสามารถใช้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ ช่วยปลดปล่อยตัวคุณและทีมงานจากบ่วงของงานที่ไม่สำคัญได้ ช่วยลดความเครียด และเพิ่มโอกาสสู่ความสำเร็จให้กับคุณ

การจัดลำดับความสำคัญของงานไม่ใช่เรื่องยาก แต่คนส่วนมากมักเข้าใจผิด บางคนเลือกทำงานตามลำดับก่อนหลังที่ได้รับคำสั่งมา งานไหนสั่งก่อนทำให้ก่อน บางคนเลือกทำงานตามลำดับความใหญ่ของคนสั่ง ใครใหญ่กว่าทำให้คนนั้นก่อน หรือบางคนอาจบอกว่า ทำตามหัวจดหมายซึ่งจะมีตราประทับไว้ว่า "ด่วน / ด่วนมาก / ด่วนที่สุด" ซึ่งบอกได้เลยว่าวิธีที่กล่าวมาผิดหมดเลยครับ

เริ่มต้นทันที

ถ้าใครมีปัญหาเรื่องจัดลำดับความสำคัญของงานไม่ได้ ผมมีเทคนิคง่ายๆ มาแนะนำครับ เทคนิคนี้ชื่อว่า “Eisenhower’s Principle” ซึ่งจะใช้เกณฑ์สำคัญ 2 อย่างในการพิจารณา ได้แก่ ความเร่งด่วน (Urgency) ของงานนั้น และ ความสำคัญหรือผลกระทบ (Impact) ของงานนั้น (ผมมักเรียกว่า งานด่วนกับงานใหญ่)

แน่นอนว่างานที่คุณต้องให้ความสำคัญเป็นลำดับแรก คือ งานใหญ่ที่เร่งด่วน และงานที่คุณต้องให้ความสำคัญเป็นลำดับสุดท้าย คือ งานเล็กที่ไม่เร่งด่วน

แต่สิ่งที่คนมักสับสนบ่อยๆ คือ ระหว่างงานใหญ่ที่ไม่ด่วน กับงานเล็กที่เร่งด่วน ควรทำงานแบบไหนก่อน

คำตอบสำหรับคำถามนี้อาจเป็นได้ทั้งสองทางด้วยมุมมองที่แตกต่างกัน แต่สำหรับ Eisenhower's Principle และจากบัญญัติสิบประการของหมากล้อม ให้ความเห็นตรงกันว่า

งานด่วนมาก่อนงานใหญ่ ครับ เหตุผลง่ายๆ เพราะ

(1) งานด่วน แปลว่า ใกล้ถึงกำหนดที่ต้องเสร็จหรือส่งมอบแล้ว และแน่นอนว่าถ้าเสร็จไม่ทันเวลา ต้องมีปัญหาตามมาไม่มากก็น้อย

(2) งานใหญ่ มักมีลักษณะอย่างหนึ่งคือ ต้องใช้พลังงานและสมาธิค่อนข้างมาก บ่อยครั้งที่เรากำลังคิดและลงมือทำงานประเภทนี้ แล้วมีอะไรเข้ามาขัดจังหวะ อาจจะทำให้ไอเดียดีๆ ที่กำลังโลดแล่นอยู่หายไปในทันทีแบบกู้กลับคืนมาไม่ได้ และสิ่งที่มักมาขัดจังหวะก็คือ การถูกทวงงานด่วน นั่นแหละครับ

สรุป จัดลำดับความสำคัญของงานแบบนี้นะ

งานใหญ่ที่เร่งด่วน > งานเล็กที่เร่งด่วน > งานใหญ่ที่ไม่เร่งด่วน > งานเล็กที่ไม่เร่งด่วน