ฟังแบบ Podcast ได้ที่นี่
เคยอัดอั้นตันใจกับการประชุมที่คุณรู้สึกว่า เสียเวลาและไร้คุณค่า บ้างมั้ยครับ
ผมเชื่อว่า คนทำงานต้องเคยรู้สึกแบบนี้กันมาก่อนทั้งนั้น ในฐานะที่โค้ชทำงานเป็นที่ปรึกษา เรียกได้ว่า เวลางานส่วนใหญ่อยู่ในห้องประชุมนั่นแหละครับ แถมเวลาทำงานอาสาสมัครทั้งหลาย ก็หนีไม่พ้นการประชุมกับผู้คนมากมาย
และบอกได้เลยว่า การประชุมที่โค้ชเจอมา ต่างก็มีปัญหาแบบนี้ไม่มากก็น้อย แล้วพอมองไปรอบๆ ห้อง คนที่นั่งประชุมต่างก็มีสีหน้าอึดอัดเบื่อหน่ายกันทั้งนั้น จะมีก็แค่ประธานฯ กับบางคนที่ดูกระตือรือร้นเป็นพิเศษ
ความน่าเบื่อหน่ายในการประชุมเกิดจากอะไร อะไรที่ทำให้การประชุมล้มเหลว มาติดตามอ่านกันได้เลยครับ
(1) ฟังกันมากไป หวังว่าจะทำให้ทุกคนเห็นพ้องต้องกัน
บ่อยครั้งที่โค้ชเห็นประธานในที่ประชุม ปล่อยให้คนในที่ประชุมถกเถียงกันโดยไม่เบรค ซ้ำยังถามความเห็นเพิ่มไปเรื่อยๆ โดยไม่ได้ดูเลยว่า เวลาผ่านไปมากแค่ไหน ราวกับว่า ใครก็ตามที่อยู่ในห้องประชุม มีเวลาไม่จำกัดสำหรับการฟังความเห็นเหล่านั้น
ถ้าถามท่านดู ท่านก็อาจตอบว่า อยากให้ทุกคนได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็นอย่างเต็มที่ โดยหวังว่าถ้าทุกคนได้ฟังกันและกันอย่างครบถ้วน จะทำให้ทุกคนเห็นตรงกันได้ในที่สุด
เป็นอย่างนั้นจริงเหรอครับ
ลองคิดกันดูว่า เวลาเรามีความเห็นอะไรสักอย่าง ที่เรามั่นใจว่ามันดีมันถูก และเราก็ไม่เห็นด้วยกับอีกความเห็นหนึ่งเลย ถ้าเราได้ฟังอีกฝ่ายพูดเหตุผลหรืออธิบายความเห็นแล้ว เราจะเปลี่ยนไปคิดเหมือนเขามั๊ยครับ
ผมเชื่อว่า คนส่วนใหญ่ไม่ได้เป็นแบบนั้น เราไม่ได้พยายามฟังเพื่อเปลี่ยนความคิดเห็นของเราเอง แต่เราจะพยายามพูดเพื่อเปลี่ยนความคิดของคนที่เห็นต่างกับเราต่างหาก
ดังนั้นในการประชุมที่มีประเด็นขัดแย้ง การปล่อยให้คนถกเถียงกัน จึงไม่ใช่ทางออกที่ดีเลยครับ มีแต่จะทำให้เกิดปัญหาและเสียเวลาเปล่า
แล้วต้องทำอย่างไร เราจะไม่ฟังความเห็นคนอื่นเหรอ
ก็ไม่ใช่ครับ ที่ถูกต้องคือ ประธานต้องกำหนดเวลาที่เปิดให้แต่ละคนแสดงความคิดเห็นอย่างชัดเจน และเมื่อทุกคนได้แสดงความเห็นตามกำหนดเวลาแล้ว ก็ถึงจุดที่ต้องให้ที่ประชุมตัดสินใจ
ถ้าเป็นเรื่องที่ต้องการให้ทุกคนร่วมตัดสินใจ ก็ให้ลงมติ หรือถ้าเป็นเรื่องที่ตัวเองต้องตัดสินใจคนเดียว ก็ต้องตัดสินใจ
ที่ผมเห็นบ่อยๆ สาเหตุที่ทำให้ประธานฯ ปล่อยให้คนเถียงกันไม่รู้จบ ไม่ใช่เพราะอยากฟังความเห็น แต่เป็นเพราะตัวเอง #ไม่กล้าตัดสินใจ ต่างหาก
ไม่กล้าตัดสินใจ เพราะเรื่องนั้นตัวเองก็ไม่รู้ ไม่รู้ว่าอะไรถูกอะไรผิด อะไรดีอะไรไม่ดี
หรือ ไม่กล้าตัดสินใจ เพราะเกรงใจทั้งสองคนที่เถียงกันอยู่ กลัวถูกหาว่าเลือกข้าง
(2) ตัดสินใจแล้วไม่จบ สรุปในห้องประชุมแล้วมาเปลี่ยนทีหลัง
ข้อนี้เป็นปัญหาที่รุนแรงที่สุดในบรรดาปัญหาที่หยิบยกมาพูดถึง เพราะการเปลี่ยนไปทำสิ่งที่ต่างจากมติที่ประชุมกันไว้ เป็นการทำให้
และยังเป็นการบอกทุกคนที่เข้าประชุมในวันนั้นว่า
แล้วถ้าเป็นแบบนี้บ่อยๆ เข้า คนที่เข้าประชุมก็จะไม่อยากเข้าประชุม หรือเข้าไปก็ไม่อยากแสดงความคิดเห็นอะไร เพราะรู้ว่าแสดงความเห็นไปก็ไร้ค่า คิดไปก็เปลืองสมอง
ดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กๆ แต่ผลลัพธ์มันร้ายแรงกว่าที่คิดนะครับ
ที่ผมเคยเจอปัญหานี้ มีอยู่หลายสาเหตุครับ เช่น ...
ตอนประชุม คนที่มีอำนาจตัดสินใจยังไม่เห็นด้วย แต่เห็นกระแสที่ประชุมไปในทิศทางนั้น เลยไม่กล้าฝืนกระแส ยอมรับมติแบบนั้นไปก่อน พอออกมาจากที่ประชุมก็เลยแอบไปเปลี่ยนตามความคิดตัวเองทีหลัง
หรือ ...
มีบางคนที่ไม่ได้อยู่ในที่ประชุม เห็นต่างจากที่ประชุม เลยพยายามไปแสดงความคิดเห็นโน้มน้าวคนที่มีอำนาจตัดสินใจให้เปลี่ยนใจ ซึ่งคนนั้นอาจคิดว่าตัวเองมีสิทธิ์ทำได้เพราะก็เป็นคนที่มีส่วนในงานนั้นเช่นกัน แต่คงลืมคิดไปว่า สิทธิ์ในการแสดงความเห็นของคุณจะทำได้ในที่ประชุมเท่านั้น ถ้าคุณไม่อยู่ในที่ประชุมเอง ก็เท่ากับคุณสละสิทธิ์ในการแสดงความคิดเห็นไปแล้ว#จะมาอ้างว่าตัวเองไม่ได้อยู่ไม่ได้
———————-
สำหรับข้อนี้ โค้ชต้องขอบอกก่อนว่า จริงๆ แล้วไม่ใช่ว่ามติที่ประชุมห้ามเปลี่ยนแปลงเลยเป็นอันขาด แต่มันต้องมีเหตุผลที่จำเป็นถึงจะเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งเหตุผลนั้นต้องไม่ใช่ความโลเลของผู้ตัดสินใจ หรือใครบางคนที่มาล็อปปี้นอกห้องประชุม
มติที่ประชุมเปลี่ยนได้ ถ้าสถานการณ์มีการเปลี่ยนแปลง จนส่งผลกระทบให้มติที่ประชุมนั้นไม่สมเหตุสมผลอีกต่อไป
(3) ไม่เตรียมตัวมาประชุม ทำให้ต้องย้อนพูดในสิ่งที่ทุกคนรู้อยู่แล้ว
นี่ก็หนึ่งปัญหาคลาสสิคเหมือนกัน รายงานการประชุมครั้งก่อนหน้าก็มี วาระการประชุมครั้งนี้ก็ส่งให้ แต่ไม่คิดจะอ่านเตรียมตัวก่อนมาเข้าประชุม พอเข้ามาถึงก็ไม่รู้เรื่อง ก็เลยถามที่ประชุม ทำให้ทุกคนต้องเสียเวลาย้อนเล่าให้ฟังในเรื่องที่เขาควรรู้ก่อนมาเข้าห้องประชุมอยู่แล้ว
อันนี้เป็นนิสัยไม่ดีที่ไม่ควรทำเลยนะครับ เพราะการที่คุณทำตัวแบบนี้ มันแสดงว่าคุณ #ไม่มีความรับผิดชอบ และ #ไม่ให้เกียรติคนอื่นในที่ประชุม ด้วยครับ
(4) ไม่บันทึกการประชุม เลยไม่รู้ว่าใครต้องทำอะไรต่อหลังจากนั้น
ข้อนี้อาจดูไม่ใช่เรื่องใหญ่ แค่เป็นเรื่องที่ทำให้หลายคนรู้สึกเสียเวลาและน่ารำคาญ ที่ต้องมาพยายามย้อนนึกถึงว่า ตกลงใครต้องทำอะไร เมื่อไหร่ อย่างไร ก็เท่านั้น
แต่ถ้าคุณทำงานกับคนที่โลเลเปลี่ยนแปลงบ่อย หรือคนที่ดีแต่พูดเอาหน้าแล้วไม่เคยยอมมือเปื้อนทำอะไรเลย รายงานการประชุมนี่แหละ คือ อาวุธสำคัญที่จะทำให้คุณมีชัยชนะเหนือคนเหล่านั้น
แต่บอกก่อนนะครับว่าโค้ชไม่ใช่สายที่บ้าคลั่งรายงานการประชุม ที่ต้องการให้บันทึกทุกอย่างแบบละเอียดถี่ยิบ โค้ชว่ามันเสียดายเวลาคนพิมพ์ และก็เอาจริงๆ นะ ไม่มีใครอ่านหรอกรายงานยาวๆ น่ะ
รายงานที่โค้ชพูดถึง ควรจะเป็นแค่รายงานสั้นๆ ที่สรุปผลการประชุมว่า หลังจากออกจากห้องประชุมมาแล้ว ใครต้องทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร มีใครเป็นทีมบ้าง ต้องใช้งบเท่าไหร่ ติดตามผลอย่างไร และจะประชุมครั้งต่อไปเมื่อไหร่ ประมาณนี้ก็พอแล้ว
ส่วนรายละเอียดทีเหลือ ถ้าเป็นการประชุมสำคัญๆ หรือต้องประชุมกับคนเจ้าปัญหาโค้ชจะใช้วิธีอัดเสียงเก็บไว้ ถ้าต้องการย้อนไปดูรายละเอียดเมื่อไหร่ ก็ค่อยไปหาเปิดฟังดูทีหลังครับ
(5) ยึดติดกับวาระฯ ทำให้ต้องเสียเวลากับเรื่องที่ไม่จำเป็น
ปัญหานี้บอกเลยว่า จะเจอสำหรับผู้นำประชุมยุคเก่าเท่านั้น ลักษณะเหรอ ก็เริ่มจากระเบียบวาระการประชุมที่ 1 แจ้งเพื่อทราบ แล้วก็บลา บลา บลา ...... ต่อไปเรื่อยๆ จนหมดวาระ
อ้าว แล้วมันไม่ดีเหรอ มันก็เป็นสิ่งที่สอนกันมาในชั้นเรียนการนำประชุมนะ
โค้ชอยากบอกว่า ไม่ใช่ไม่ดีครับ แต่โค้ชคิดว่า มันไม่มีประสิทธิภาพต่างหาก ทำให้คนที่เตรียมตัวมาดีต้องเสียเวลากับสิ่งที่ตัวเองรู้ดีอยู่แล้ว
อย่างช่วงเริ่มแรกที่ต้องเริ่มจากการอ่านสรุปการประชุมครั้งที่ผ่านมา จริงๆ ที่ถูกต้องคือ ทุกคนต้องอ่านมาก่อนแล้วก่อนจะมาเข้าประชุม ที่จำเป็นต้องมาทบทวนกันก็เพราะว่า คนจำนวนหนึ่ง ไม่ยอมเตรียมตัวมากันก่อนประชุมต่างหาก
สำหรับโค้ช โค้ชคิดว่า เราจะนำการประชุมอย่างไรก็ได้ เรียงเรื่องอย่างไรก็ได้ สำคัญที่ผู้นำการประชุมต้องรู้และเข้าใจผลสุดท้ายปลายทางที่ต้องการให้ได้ออกมาจากการประชุมต่างหาก
และผู้นำประชุมก็ต้องเห็นคุณค่าเวลาของตัวเองและคนอื่นที่มาร่วมประชุม โดยพยายามใช้เวลาประชุมให้น้อยที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
แค่นั้นคุณก็จะได้การประชุมที่มีประสิทธิภาพและได้ประสิทธิผลแล้วล่ะครับ
และทั้งหมดนี้คือ 5 ปัญหาใหญ่ที่ทำให้การประชุมล้มเหลว สำหรับบทความนี้สามารถนำไปแชร์ให้ถึงคนที่ต้องนำประชุมกันได้เลยนะครับ หรือจะแชร์เก็บไว้อ่านเองเตือนสติก่อนนำประชุมก็ได้ไม่ว่ากัน
- โค้ชกาย ฐิติกร พูลภัทรชีวิน
留言